Política de privacidad

FormDone decide sobre los datos necesarios para crear y proteger cuentas, prestar el servicio y mantener su seguridad. Respecto de esa información actúa como responsable del tratamiento.

El creador decide qué preguntas incluye, la finalidad de la recolección, quién recibe el enlace y cuánto tiempo necesita las respuestas. Respecto del contenido recopilado, el creador es el responsable y la plataforma actúa como encargada del tratamiento, siguiendo sus instrucciones legítimas.

Dependiendo del uso del servicio, se tratan las siguientes categorías:

• Cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña protegida mediante hash y fechas de creación o actualización.
• Creación sin registro: un identificador temporal de administración vinculado al navegador y su fecha de vencimiento.
• Contenido del creador: títulos, descripciones, preguntas, opciones, fechas, zona horaria, plantillas y versiones.
• Respuestas: los valores enviados por cada participante y la fecha del envío.
• Retroalimentación sobre FormDone: calificación, categoría y comentario opcionales; el correo electrónico solo se recopila cuando la persona solicita y autoriza una respuesta.
• Seguridad y operación: identificadores de sesión, tokens temporales, dirección IP utilizada transitoriamente para aplicar límites y registros técnicos de errores o seguridad.

La información se utiliza únicamente para:

• Crear y administrar cuentas, sesiones y recuperación de acceso.
• Crear, publicar, reutilizar y cerrar formularios; recibir y exportar sus respuestas.
• Prevenir fraude, spam, automatización abusiva y accesos no autorizados.
• Atender obligaciones legales y proteger los derechos de usuarios, participantes y terceros.
• Mantener y mejorar la estabilidad técnica del servicio sin elaborar perfiles publicitarios.
• Analizar opiniones sobre la experiencia de uso y, únicamente cuando exista autorización, responder al correo suministrado para esa finalidad.

El creador debe contar con una finalidad legítima y, cuando la ley lo exija, obtener una autorización previa, expresa e informada. También debe informar su identidad, los usos previstos, los derechos del titular y el canal para ejercerlos.

Los datos sensibles y los datos de niños, niñas o adolescentes requieren una evaluación reforzada. El creador no debe solicitarlos salvo que sean indispensables, exista habilitación legal y se adopten las garantías correspondientes.

No vendemos respuestas ni datos de cuenta y no los utilizamos para publicidad. La información puede ser tratada por proveedores estrictamente necesarios de alojamiento, base de datos, correo o infraestructura, sujetos a deberes de confidencialidad y seguridad; por autoridades cuando exista un requerimiento válido; o por un nuevo operador en una reorganización que preserve estas obligaciones.

La ubicación de los proveedores puede implicar transmisiones o transferencias internacionales. El operador debe verificar y mantener las garantías contractuales y legales aplicables.

La cuenta, los formularios, las plantillas y las respuestas se conservan mientras sean necesarios para prestar el servicio o hasta que el usuario solicite su eliminación, salvo una obligación legal de conservación. La eliminación de la cuenta borra sus formularios, plantillas y respuestas de la base de datos activa.

Las sesiones tienen una vigencia limitada y los enlaces de recuperación vencen en pocos minutos. Los datos usados para límites de seguridad y caché son temporales. Los plazos aplicables a las copias de respaldo deben permanecer documentados y sujetos a eliminación controlada.

En los formularios creados sin registro, la recepción termina al cumplirse la duración elegida. El acceso administrativo desde el navegador se conserva durante siete días adicionales para consultar o exportar respuestas; después deja de ser válido. El creador debe exportar antes la información que necesite conservar.

La retroalimentación se conserva mientras sea necesaria para analizar y mejorar el servicio. Los correos suministrados para contacto se utilizan únicamente para responder y deben eliminarse cuando dejen de ser necesarios para esa finalidad.

La legislación colombiana permite conocer, actualizar y rectificar los datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a la información; presentar consultas o reclamos; revocar la autorización o pedir la supresión cuando proceda; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.

Los usuarios registrados pueden actualizar información y eliminar su cuenta desde Configuración. Quien haya respondido un formulario debe dirigir su solicitud al creador, porque este definió la finalidad y puede identificar la respuesta correspondiente.

Los cambios sustanciales se informarán de manera razonable antes de que entren en vigor. La fecha de actualización permite identificar la versión aplicable.